Planlæg overdragelsen til Dansk Inkasso før næste betalingsrunde

Når du selv står for kundearbejde, økonomi og administration, kan opfølgningen på ubetalte fakturaer let blive skubbet til side. Giv den derfor en fast plads i kalenderen. Før et eventuelt samarbejde med Dansk Inkasso bør du afklare arbejdsgangen. Hvad håndterer du selv, hvornår overdrager du et krav, og hvilke oplysninger skal følge med? Så har du en plan, før en sag begynder at kræve flere mails og telefonsamtaler.

Afsæt eksempelvis en halv time hver tirsdag til at gennemgå forfaldne fakturaer. Kontrollér først indbetalingerne på bankkontoen og registreringerne i bogføringen. En faktura kan stadig stå som åben, selv om kunden har betalt uden at angive det korrekte fakturanummer. Kontakt kunden, hvis betalingen fortsat mangler, og gem svaret sammen med fakturaen.

Tag også stilling til opfølgningen under ferie eller i travle leveringsperioder. Driver du en enkeltmandsvirksomhed, kan gennemgangen måske flyttes til før en uge med kundebesøg. Afvej fortsat egen opfølgning mod hjælp fra Dansk Inkasso ud fra kravets dokumentation og den tid, du selv kan afsætte. Overdragelse til inkasso bør være et planlagt skridt, hvor kravet er kontrolleret, frem for en reaktion på frustration over en kunde.

Hvilke oplysninger skal være klar før overdragelsen?

Før du overdrager et ubetalt krav, skal du kunne forklare, hvad kunden skylder, og hvorfor beløbet er forfaldent. Fakturaen er udgangspunktet, men den fortæller ikke nødvendigvis hele historien. En aftale om ekstraarbejde, en efterfølgende kreditnota eller en indsigelse fra kunden kan ændre grundlaget for sagen. Saml derfor materialet, inden du går i gang med overdragelsen.

• Kundens korrekte navn, adresse og relevante virksomhedsoplysninger.
• Faktura, betalingsfrist og en opgørelse over det resterende beløb.
• Tilbud, ordrebekræftelse eller anden dokumentation for aftalen.
• Dokumentation for levering samt relevante mails med kunden.
• Oplysninger om rykkere, varsler, delbetalinger og eventuelle indsigelser.

Har du eksempelvis faktureret 12.500 kr., og kunden har betalt 5.000 kr., skal delbetalingen fremgå af materialet. Det oprindelige fakturabeløb må ikke stå alene som udtryk for restgælden.

Beskriv en eventuel uenighed præcist. Skriv for eksempel, at kunden bestrider to timers arbejde, frem for blot at kalde kunden utilfreds. Afklar med inkassofirmaet, hvordan indsigelsen påvirker den videre behandling. En omtvistet regning kræver en anden vurdering end en faktura, som kunden anerkender, men endnu ikke har betalt.

Aftal rammerne med Dansk Inkasso før sagen oprettes

Når dokumentationen er samlet, er næste skridt at afklare vilkårene for at overdrage sagen til Dansk Inkasso. Bed om en forklaring på, hvordan materialet skal indsendes, hvad du skal godkende, og hvilke opgaver du fortsat selv skal løse. Få også afklaret kravene til et forudgående inkassovarsel, og hvem der sørger for at sende det. Et inkassovarsel skal som udgangspunkt give kunden mindst ti dage fra afsendelsen til at betale uden yderligere inddrivelsesomkostninger.

Kend økonomien i forløbet, før du accepterer sagsbehandlingen. Spørg til betaling for de enkelte trin, eventuelle udlæg og de omkostninger, din virksomhed skal betale, hvis kravet ikke bliver indfriet. Få desuden præciseret, hvilke skridt der kræver din godkendelse, hvis sagen senere skal videre til retlig behandling.

Aftal, hvem kunden skal kontakte efter overdragelsen. Fortsætter du selv med at sende betalingskrav eller aftale nye frister, risikerer kunden at få modstridende beskeder. Fastlæg derfor en dato for overdragelsen og en kontaktvej, som begge parter følger.

Brug online sagsadgang til faste kontrolpunkter

Online sagsadgang kan bruges til at følge en overdraget sag. Afklar først med Dansk Inkasso, hvilken adgang du får, og hvilke oplysninger du kan se. Spørg konkret, om du kan følge sagens status, læse beskeder, indsende bilag og se registrerede betalinger. Du bør kende funktionerne og vide, hvornår oplysningerne bliver opdateret, før du indretter din administration efter dem.

Læg kontrollen sammen med din øvrige økonomigennemgang. Du behøver ikke nødvendigvis åbne sagen hver morgen. Et fast ugentligt tidspunkt kan være passende, hvis der ikke er kommet en besked, som kræver hurtigere handling. Undersøg også, hvordan du får besked om spørgsmål eller frister, så du ikke alene er afhængig af selv at logge ind.

Skeln mellem oplysninger om sagens status og opgaver, du skal løse. En registreret henvendelse til kunden kræver måske ingen handling fra dig, mens en anmodning om dokumentation for levering gør. Sæt opgaven i kalenderen med en konkret frist. Gem desuden relevante bilag i virksomhedens eget system, så sagsadgangen ikke bliver det eneste sted, hvor dokumentationen findes.

Hold betalinger og beslutninger ajour under forløbet

Efter overdragelsen skal du stadig sørge for, at oplysningerne er korrekte. Kunden kan betale direkte til din virksomhed, sende en ny indsigelse eller bede dig om en afdragsordning. Håndtér sådanne henvendelser efter den aftalte arbejdsgang. Modtager du eksempelvis 2.000 kr. direkte på bankkontoen, bør du straks give sagsbehandleren besked, så det resterende krav kan blive opdateret.

Undgå at love kunden en ny betalingsfrist uden at koordinere det med sagsbehandleren. Det samme gælder rabatter, kreditnotaer og aftaler om, at en del af beløbet bortfalder. Sørg for at have aftalen på skrift, og lad bogføringen afspejle den.

Tag stilling til, hvordan du vil vurdere eventuelle næste skridt. En overdragelse er ikke en garanti for betaling, og tidshorisonten afhænger blandt andet af dokumentationen, kundens reaktion og betalingsevne. Bliver du bedt om at godkende yderligere behandling, skal du kende både omkostningerne og grundlaget for beslutningen. Når sagen afsluttes, afstemmer du modtagne beløb, omkostninger og eventuel restgæld med bogføringen og gemmer afslutningsmaterialet sammen med fakturaen.